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Le temps c’est de l’argent

Saviez-vous que les concessionnaires automobiles ont un taux de facturation qui varie entre 85% et 110%  alors qu’il se situe autour de 50% dans les ateliers indépendants ? Alors comment ce fait-il que lorsqu’un mécanicien d’un atelier travaille à la sueur de son front  toute la journée avec un petite pose bien méritée, on n’arrive pas à facturer plus de 4 heures en moyenne dans les ateliers au Québec.  Les statistiques de l’industrie québécoise démontrent que c’est entre 0.25  et 0.5 heure / job de temps qui n’est pas facturée.

Astuce 1 : Comprendre son manque à gagner pour chaque minute non facturée

Afin de bien assimiler et comprendre l’importance des astuces qui suivront, il est essentiel que vous connaissiez votre taux par minute.  Par exemple, si votre taux horaire est de 90$, chaque minute représente 1.50$ (calcul : Taux horaire / 60 minutes).

Exercice :
Calculez votre taux par minute :           ___________ $/minute

Astuce 2 : utilisation d’horodateur

Le simple fait de commencer à pointer sur un bon de travail avec un horodateur au mur,  permet d’accroître votre facture de 10-15 minutes.  Si vous n’utilisez pas d’horodateur, la règle de la demi-heure s’applique généralement. En effet si on regarde  les factures, on remarque souvent 1 heure, 1.5 heures, 2 heures et 2.5 heures.  C’est parce que nous sommes humains, honnêtes et qu’il est facile de calculer 30 minutes à un taux horaire fixe que l’on fini souvent par arrondir à la baisse.  Bref, il manquera toujours du temps facturable à la fin de votre journée.  Voici deux facteurs qui contribuent à faire diminuer le temps qui est facturé :

Mécanicien : le désir de montrer que l’on est efficace… on laisse de côté le temps de sortir le véhicule, de ranger les outils, de se laver les mains, bref d’être prêt à commencer une autre tâche.


Dans les faits, si l’on demande à un mécanicien combien de temps il a pris pour changer des freins par exemple, il donnera souvent son temps sans inclure certains des éléments suivants : aller chercher des clés, attendre des réponses reliées au travail en cours, déneiger le véhicule, …


Aviseur : la facilité à laquelle on peut vendre une job à rabais.
Par exemple, en prenant le temps d’un guide de main d’œuvre de l’industrie et en enlevant des étapes ou en réduisant les temps standards sous prétexte qu’on est bien outillé ou que le mécanicien à qui l’on donne la tâche soit très expérimenté et puisse la faire plus vite.

D’une façon générale, utiliser un horodateur c’est se doter d’un outil pour vendre le temps qui est juste : la période durant laquelle votre mécanicien à travailler sur le véhicule.


Astuce 3: pourquoi faire une facturation en centièmes versus en minutes ?

C’est une pratique employée par les concessionnaires depuis bien longtemps car les centièmes confèrent un aspect de précision à votre facture. De plus, parce qu’il est difficile de calculer combien représente des centièmes, les questions de clients sur les heures facturées diminuent. Finalement, il est plus facile de soustraire le temps de fin de travail moins le temps de début quand on travail en centième. Par exemple, il est plus facile de calculer la durée d’une job de 1.51 heures avec un horodateur en centième débutée à 9.27 et terminée à 10.78 (10.78-9.27 = 1.51).


Tous les horodateurs électroniques modernes offrent la possibilité de travailler centième plutôt qu’en minutes (regardez dans votre guide ou sur Internet). Pour convertir des minutes en centièmes, il suffit de prendre la durée en minutes et de la diviser par 60 minutes. Par exemple  35 minutes donne 0.55 heure (35 minutes / 60 minutes)


Exercice :
57 minutes  = _________  centième d’heure

Astuce 4 : ordonnancement  de vos tâches

Quand vous cédulez un rendez-vous et que vous sortez votre bon de travail, vous devez commencer toujours par la tâche qui est vendue à l’heure versus un kit ou une promotion à forfait.  Par exemple, en commençant par la vérification d’un bruit de moteur versus votre entretien printanier, vous pourrez facturer le temps pour aller chercher le véhicule ainsi que pour le monter dans les airs.


Scénario 1 : Forfait en premier

8:00 à 8:30 entrée du véhicule et changement d’huile,
8:30 à 8:45 vérification  
Temps facturable : 15 minutes

Scénario 2 : Temps facturable en premier

8:00 à 8:25 entrée du véhicule et vérification (pendant la vérification on enlève le bouchon d’huile),
8:25 à 8:50 changement d’huile
Temps facturable : 25 minutes


Exercice :
Combien de temps prend votre mécanicien pour entrer un véhicule ?  ____________


Astuce 5 : Time ticket ou horodateur électronique de GEM-CAR ?

L’industrie automobile utilise généralement un bon de travail rattaché avec un time ticket qui marque le début et la fin de la tâche assurant du coup une facturation précise.  Cependant, cette pratique laisse souvent des temps non facturés lors des transitions entre les tâches : le ménage,  une information à valider avec un aviseur occupé au téléphone ou avec un client…  C’est pourquoi, un logiciel de gestion avec un horodateur comme GEM-CAR propose une approche novatrice.  Fini les fins de tâches !  En effet,  avec GEM-PUNCH chaque mécanicien reste pointé sur sa tâche tant qu’il n’indique pas qu’il passe à la job suivante ou à une tâche interne (entretien, formation, etc.).


En prenant vos rendez-vous dans l’agenda électronique de GEM-CAR,  vous générez automatiquement la priorité des jobs qui seront assignées à vos mécaniciens. Lorsqu’il aura complété sa tâche, il devra se pointer sur la suivante, sur une job interne ou encore sur une tâche d’un estimé en attente.  Parce qu’on élimine les temps non facturés entre deux tâches, on gagne en moyenne 4 à 5 minutes par facture. De plus lorsque votre mécanicien arrive le matin, il commence à être payé dès qu’il se pointe sur un bon de travail ou sur une job interne. 


Il y a un effet magique qui se produit avec l’horodateur dans GEM-CAR, parce que les mécaniciens ont en plus accès à l’historique (sans les prix), à la fiche du véhicule avec sa maintenance préventive ainsi qu’à une section pour prendre de notes internes. En fait,  ils finissent eux-mêmes par s’impliquer dans le processus de facturation et faire des inspections complémentaires qui assureront la pérennité de l’entreprise.


Conseil :
N’utilisez pas l’horodateur pour pousser vos employés à aller plus vite. Vous obtiendrez de mauvais résultats bien que leur efficacité individuelle augmentera.  En effet, ce n’est pas leur efficacité qui paie les factures à la fin de mois mais la qualité de leur travail et leur capacité de repérer les travaux futurs à faire.