Utilisez les messages texte (ou SMS) pour

  • Envoyer un message personnalisé,
  • Confirmer un rendez-vous,
  • Avertir votre client que les travaux sont complétés,
  • Remercier un client d'avoir effectué les travaux chez vous,
  • Envoyer une promotion par SMS basée sur des critères de recherche


Pourquoi envoyer des SMS ?


  1. C'est moderne,
  2. C'est rapide à envoyer et à lire,
  3. Les statistiques d'ouverture sont de 98%,
  4. Réduire les arrêts de production,
  5. Un lift arrêté coûte 2-4$/minute,
  6. Un RDV raté 225-250$/RDV,
  7. Réduction du rush de 5:00 PM,

Configuration


Après l’envoi d’un message texte (pour un rappel, une confirmation de rendez-vous, etc...), vos clients peuvent répondre à celui-ci. La réponse sera envoyé par courriel à l'adresse qui est configurée dans les informations générales de votre GEM-CAR.

À partir du menu principal, allez à "Configuration > Informations générales" :

  • Allez dans l'onglet "Options",
  • Dans le champ "Adresse de courriel" à droite, entrez l'adresse courriel de la compagnie,
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer,
Le retour de la réponse par courriel n'est pas compté comme un envoi de SMS.
Il est important d'obtenir l'autorisation du client avant d'activer la communication par SMS car le client pourrait légalement porter plainte.

  • À partir du menu principal ou du Point de Ventes, allez dans la fiche du client "Maintenance des clients",
  • Sélectionnez le client,
  • Dans la section du bas, allez à l'onglet "Identification",
  • Entrez le numéro de "Téléphone cellulaire",
  • Après avoir obtenu l'autorisation du client, cochez la case:
    •   Accepte les communications par SMS,
  • Cliquez la disquette pour enregistrer.

Ouvrez la fenêtre de "Maintenance des messages" de l'une des façons suivantes:
  • À partir de la fenêtre "Envoi de SMS" (via le bouton SMS du Point de Ventes)
  • À partir de la fenêtre "Informations générales" (via le menu principal: Configuration > Informations générales)

  • Cliquez le pour ajouter un nouveau gabarit,
  • Sélectionnez une Langue,
  • Entrez une Description (ou titre),
  • Composez votre Message,
  • Choisissez un des modes suivants:
    • Aucune action spéciale (par défaut),
    • Message par défaut, qui sera sélectionné par défaut quand vous ouvrez la fenêtre d'envoi de SMS,
    • Message étape facturation en attente, qui sera envoyé selon l'étape de travail configurée. Consultez les prochaines sections de cet article pour plus d'infos.
    •  Message confirmation RDV est réservé au système lors de confirmation de rendez-vous par SMS.

  • Cliquez la disquette pour enregistrer.

Vous pouvez envoyer un SMS lorsqu'un estimé ou un bon de travail est transféré à une autre étape de travail (ex: pour aviser les clients que les travaux sont terminés).

À partir du menu principal, allez à "Planification > Maintenances des étapes de travail" :
  • Sélectionnez ou créez l'étape qui devra aviser le client par SMS,
  • Dans la section du bas, cochez la case:  Envoyer un SMS travaux terminés,
Si vous aviez déjà configuré un gabarit (template) de type "message étape facturation en attente", cliquez la disquette pour enregistrer et quitter.
  • Sinon GEM-CAR vous demandera de le configurer,

  • Cliquez "OK" pour continuer,
  • Cliquez le pour ajouter un nouveau gabarit,
  • Choisissez une "Langue",
  • Entrez une "Description" (ou titre),
  • Composez votre "Message",
  • À droite, cochez le mode: Message étape facturation en attente
  • Cliquez la disquette pour enregistrer et quitter,

  • Re-cochez la case:  Envoyer un SMS travaux terminés,
  • Cliquez la disquette pour enregistrer l'étape de travail.

Cheminement des étapes de travail

Assurez-vous de configurer le "Cheminement des étapes de travail" à partir du menu principal dans "Planification > Cheminement des étapes".

  • À gauche, sélectionnez l'étape à configurer (ex: 3 - BON DE TRAVAIL),
  • Au centre, sélectionnez l'étape à ajouter (ex: 7 - TRAVAUX TERMINÉS, avec l'envoi SMS),
  • Cliquez la flèche droite pour l'ajouter à droite.
  • Cliquez la porte pour quitter,
  • Redémarrer le Point de Vente sur chacun poste pour appliquer les changements sur chaque poste.
Explication
Lorsque l'estimé est dans une des étapes de la colonne de gauche (ex: "3 - BON DE TRAVAIL"), il pourra seulement être transféré dans une des étapes de la colonne de droite (ex: 7 - TRAVAUX TERMINÉS).

Envoi de SMS



  • Cherchez et sélectionnez le client dans le Point de Ventes,
  • Cliquez le bouton de l'enveloppe SMS,
Si le bouton de l'enveloppe a un contour vert, le client est bien configuré pour les SMS sinon, il faut le configurer.

  1. Sélectionnez une Langue,
  2. Sélection un Destinataire,
  3. Composez  votre Message,
  4. Cliquez sur le crochet vert pour envoyer,

  • Répondez "Oui" si vous êtes sûr de vouloir envoyer le SMS au client.

1 - Gabarit
Pour vous éviter de re-taper toujours le même message pour chaque client, vous pouvez créer des gabarits (ou templates) de messages prédéfinis que vous pourrez par la suite sélectionner dans la liste. Consultez les prochaines sections de cet article pour apprendre à créer vos propres gabarits.

2 - Langue
La langue du SMS sera choisie en fonction de la langue du client configurée dans le champs "Communication" dans l'onglet "Divers / Coordonnées" de la fiche du client.

3 - SMS Long
Dans cette section, vous pouvez choisir le nombre de SMS à envoyer pour compléter votre message. Cette option permet d'accommoder tout téléphone cellulaire qui n'accepte pas de longs messages. Il fallait diviser le message en plusieurs courts messages.  Cette option devient de moins en moins utilisée avec l'évolution rapide de la technologie.
L'option  1 SMS - est sélectionné par défaut.

4 - Destinataire
Cette liste contient le client et ses contacts qui ont un cellulaire. Les contacts peuvent être configurés dans la fiche du client, à partir de l'onglet "Contacts".
Assurez-vous d'ajouter un numéro de cellulaire au contact.
Assurez-vous de demander l'autorisation à votre client d'envoyer des SMS à ce contact.


5 - SMS Utilisés
Selon votre forfait, le nombre de SMS utilisés (envoyés) sera indiqué, en quantité et en pourcentage.
La réponse du client à votre SMS n'est pas comptabilisé. Seuls vos envois comptent.

6 - Courriel de retour
Lorsque le client répond par SMS à votre message, la réponse est envoyée par courriel à l'adresse configuré pour le retour (comme vu plus haut dans cet article).

7 - Rapport d'envoi de SMS
Cliquez sur l'imprimante pour sortir le rapport des SMS envoyés avec ou sans succès pour une journée (date) spécifique. Consultez les prochaines sections de cet article pour plus d'infos.


À partir du calendrier, vous pouvez envoyer une confirmation par SMS au client.
  • À partir du Point de Ventes ou du menu principal, ouvrez votre "Calendrier",
  • Faites un clic-droit sur le rendez-vous,
  • Sélectionnez "Confirmer le RDV par SMS"
  • Si nécessaire, vous pouvez modifiez le message,
  • Cliquez le crochet vert pour continuer,
  • Répondez "Oui" si vous êtes sûr de l'envoyer.

Si vous avez configuré une étape avec l'envoi de SMS, vous pouvez envoyer un SMS dès que vous transférez un bon de travail ou estimé à cette étape.
  • À partir du Point de Ventes, ouvrez un bon de travail ou estimé,
  • À gauche du total de la facture, sélectionnez l'étape où transférer l'estimé,
Si votre étape avec SMS n'est pas dans la liste, assurez-vous d'avoir bien configuré le "Cheminement des étapes" de travail, situé dans le menu "Planification".
  • Cliquez le bouton "Transfert à la prochaine étape",
  • Répondez "Oui" pour transférer le document à l'étape,
  • Répondez "Oui" pour envoyer un SMS au client.

Envoyez une promotion par SMS à vos clients basée sur des critères de recherche telles que:
  • Tous les clients ayant payé pour un produit ou une job spécifique
  • Tous les clients ayant payé pour une catégorie spécifique de produits ou de jobs
  • Tous les clients ayant fait un minimum spécifique de visites au garage
  • Tous les clients ayant fait un achat minimum d'un montant spécifique
  • Tous les clients membres d'un club auto spécifique

Suivez les étapes suivantes pour procéder:

  • À partir du menu principal, allez à "Clients > Rapports",
  • Dans la liste de rapports disponibles (à gauche), sélectionnez "Impression d'étiquettes client",
  • Cochez l'option "SMS" dans la partie de droite,
  • Entrez une période de dates,
  • Utilisez les critères de recherche suivantes:
    • Dans le champs "Par item" sélectionnez un item (produit ou job) que les clients ont acheté,
    • Dans le champs "Par catégorie", sélectionnez une catégorie d'items que les clients ont acheté,
    • Dans le champs "Par minimum de visites", entrez le nombre de visites minimum,
    • Dans le champs "Par minimum d'achats", entrez le montant minimum dépensé par client,
    • Cochez la case  Membre club auto, et sélectionnez le club auto pour avoir seulement les clients de ce club auto.
  • Cliquez sur l'imprimante pour continuer,

  • Faites votre sélection de clients,
Tous les clients sont sélectionnés par défaut.
  • Composez votre message promotionnel,
  • Cliquez sur le crochet vert pour continuer,
  • Répondez "Oui" pour confirmer l'envoi du message.

Rapport


Utilisez ce rapport pour consulter la liste des messages envoyés avec ou sans succès pour un date spécifique. Vous pouvez aussi cibler un aviseur ou un client spécifique.

À partir de la fenêtre d'envoi SMS (via le Point de Ventes), cliquez sur l'imprimante :
Vous pouvez aussi accéder à ce rapport via la fenêtre des rapports dans la section "Clients".

  • Sélectionnez une "Date",
  • Choisissez une des options:
    • SMS en erreur,
    • SMS envoyés avec succès
    • Les deux états d'envois (par défaut)
  • Facultatif: Sélectionnez un utilisateur,
  • Facultatif: Sélectionnez un client.
  • Cliquez l'imprimante pour afficher le rapport à l'écran.