Cette procédure doit être utilisée une seule fois:
  • Après avoir été formé et après avoir pratiqué
  • Après que vous soyez devenus à l'aise à utiliser GEM-CAR
  • Après avoir décidé de facturer avec GEM-CAR (GO LIVE).

Étape 1 – Rassembler tous les états de compte

Préparez une liste de tous les états de compte avec une balance. La liste devrait contenir les clients et leur montant dû.

Étape 2 – Créer des comptes de clients

Assurez-vous d'avoir créé les clients avec un compte dans GEM-CAR, sinon:

  1. Cliquez le pour créer un client manquant,
  2. Entrez les informations du client dans l'onglet "Identification",
    • Assurez-vous de cocher "Avec compte recevable",
  3. Cliquez la disquette  pour enregistrer,

Étape 3 – Entrée de factures

À partir du menu principal, allez à Clients > Entrée des factures:

  • (1) Dans la section "Options", cochez la case:
    • "Entrée des recevables à date",
  • (2) Cliquez le pour ajouter une facture avec une balance (ou recevable),
  • (3) Entrez les informations:
    • Entrez un (numéro) de Client,
      • ou cliquez la pour chercher et sélectionner une client,
    • Entrez un (numéro) # Facture.
      • Vous pouvez générer un numéro si vous n'en avez pas (ex: BAL...),
    • Entrez une Date,
    • Entrez le Montant (ou balance dûe),
  • (4) Cliquez la disquette pour enregistrer.
Répétez les étapes (2)-(3)-(4) pour chaque facture à ajouter.

Si vous avez oublié une facture, avant de la rajouter, n'oubliez pas de cochez "Entrée des recevables à date". Toutefois, après avoir commencé la facturation avec GEM-CAR, vous ne devriez jamais avoir à retourner à cette fenêtre. 

Étape 4 – Validation

À partir du menu principal, allez à Clients > Rapports:

  • Dans la liste de Rapports disponibles (à gauche), sélectionnez "Âge des comptes à recevoir",
  • Sélectionnez un tri (Numérique or Alphabétique),
  • Sélectionnez un mode (Sommaire or Détaillé),
  • Entrez une Date de fin,
  • Entrez une plage de clients (Tous les clients sont pris par défaut)
  • Cliquez l'imprimante pour afficher le rapport à l'écran.
Chacune de vos entrées de facture devrait s'afficher dans le rapport.