GEM-CAR vous offre la possibilité de gérer vos véhicules usagés en partant de l'achat des véhicules, les réparations et entretiens, jusqu'à leur vente. Afin d'éviter les mauvaises surprises, vous trouverez dans cette FAQ une bonne façon de procéder.
Option ajoutée dans la version 9.2
Lorsqu'un véhicule usagé est porté sur un estimé il est automatiquement transféré au client même si le client n'a pas acheté la voiture.
Configuration d'une catégorie «Véhicule Usagé»
Dans le menu principal, allez à [Inventaire] > [Maintenance des catégories],
Plusieurs catégories sont pré-configurées dans GEM-CAR, assurez-vous toujours qu'une catégorie n'existe pas avant de la créer.
- (1) Cliquez sur le pour ajouter une catégorie,
- (2) Entrez un numéro de catégorie (ex: 800)
- (2) Sélectionnez le type Catégorie: VÉHICULE USAGÉ,
- (2) Entrez une Description (ex: VOITURE USAGÉ),
- (2) Entrez vos codes de Grand Livre (GL) de vente et d'achats de véhicules /voitures usagées,
- (3) Cochez les cases:
- Suivi d'inventaire,
- Permettre l'achat de produits,
- (4) Cliquez sur la disquette pour enregistrer,
- (5) Cliquez sur la porte pour quitter.
Configuration de votre entreprise en tant que propriétaire de véhicules usagés
- Dans le PDV, cliquez sur la section Client et écrivez le no de client du propriétaire que vous voulez créer.- Le logiciel vous demandera si vous voulez créer le no de client. Faites Oui ou Enter.
- Écrivez le nom du propriétaire à coté de la section ''Nom''. Sauvegardez.
Afin de créer un véhicule usagé pour le propriétaire, écrivez la marque, le modèle et l'année associés à son véhicule.
La suite se trouve ci-dessous dans la section ''Créer un véhicule usagé''.
Créer un véhicule usagé
- Toujours dans le PDV, après avoir entré l'information du véhicule et du client (comme indiqué plus haut), cliquez sur l'icone ''Ventes'' encerclé dans l'image ci-dessous. Le menu ''Maintenance des véhicules et équipements en inventaire s'affichera à l'écran''.
- Dans ce menu, cliquez sur l'icone du + vert situé à droite de la section ''Produit'' pour ajouter un véhicule en inventaire. Faites Oui pour confirmer.
- En cliquant sur la loupe à gauche du même + vert pour faire afficher le menu ''Gestion des codes de produits / jobs''.
- Assurez vous que le bon véhicule soit sélectionnez à gauche et cliquez ensuite sur ''Changer no inventaire''. Mettez le bon numéro et sauvegardez.
- Cliquez sur l'icone du + vert se trouvant en bas du menu de gestion des codes de produits / jobs.
- Entrez 850 dans Catégorie. (850 représente le numéro de location).
- Réécrivez le no d'inventaire en y ajoutant la lettre l au début.
- Réécrivez la description du véhicule et Sauvegardez.
- Pour activer la location du véhicule, revenez dans le menu du PDV et entrez son no d'inventaire (incluant le l) dans la section encerclée ci-dessous:
Le menu Location s'affichera.
- Double cliquez sur le no du véhicule et cochez ''Lier ce produit à la location''.
- Sauvegardez.
Informations supplémentaires sur la fenêtre «Maintenance des véhicules usagés»
- La section de gauche «Factures» vous affichera la liste de vos factures de réparations pour le véhicule.
- La total du montant de ces factures s'affiche dans le champ «Travaux»
- Le champ «Coûtant» se ré-ajuste automatiquement par rapport au prix d'achat et aux coût de réparations
- Avant la vente, vous pourrez alors évaluer et rentrer votre vendant dans le champ en rouge «Vendant»
Configuration et utilisation du mode de paiement des réparations
Dans le menu principal, allez dans [Comptabilité] > [Modes de paiements],
Plusieurs modes de paiements sont pré-configurés dans GEM-CAR, assurez-vous de vérifier avant de créer un mode.
- (1) Cliquez sur le pour ajouter un mode de paiement,
- (2) Entrez une Position, une Description et votre GL Ventes (code de Grand Livre pour frais de réparation/entretien de véhicule)
- (3) Cliquez sur la disquette pour enregistrer.
Lors d'une réparation...
- Créer un nouvel estimé au nom de votre entreprise,
- Choisissez le véhicule usagé en question,
- Compléter votre estimé jusqu'à la facturation,
- À la facturation, cliquez sur le mode de paiement (pour entretien de véhicules usagés),
- Fermez la facture comme d'habitude, avec ou sans impression.
Préparation à la vente du véhicule usagé
Avant de vendre votre véhicule usagé, vous devez:1. Consulter son coûtant (en fonction du prix d'achats et des Travaux) et spécifier son vendant
- Retourner dans la fenêtre de «Maintenance des véhicules usagés»,
- Choisissez un propriétaire (vous),
- Sélectionnez le véhicule,
- Vérifiez le Coûtant et entrez un Vendant,
- Cliquez sur la disquette pour enregistrer.
2. Supprimer le lien entre le véhicule et son propriétaire actuel (ex: votre entreprise)
À partir du menu principal, allez dans [Véhicules] > [Maintenance des véhicules],
- Sélectionnez le véhicule,
- Cliquez sur l'onglet «Liste des clients»,
- Sélectionnez le nom du propriétaire actuel (ex: votre entreprise),
- Cliquez sur le pour enlever ce propriétaire,
- Cliquez «Oui» pour supprimer l'association entre le véhicule et le client sélectionné,
- Cliquez sur la porte pour quitter.