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Liste d'achats suggérés/bon d'achat automatique: minimum & maximum /commande spéciale groupée

 

A - Phillosophie du module

Le module  gestion de bon d'achat automatique basé sur des quantité de pièces suggérées touche deux type de commandes:

  • Commandes basées sur le min et max d'un produit,
  • Commandes spécifiques pour un ou des estimés de clients : commandes groupées,
Problématique : Lorsque l'on passe par le point de vente pour créer un bon d'achat, le numéro de celui-ci ne peut pas servir pour une autre commande, pour un autre client. Il est attaché à l'estimé.
 
Pour un client qui ne veux pas commander immédiatement chez son fournisseur mais plutôt accumuler ses bons de commandes et passer une commande, par exemple, aux deux semaines, il n'est pas possible de reprendre le même numéro de bon d'achat.

B - Configuration des étapes qui vont générer des bons d'achat pour un estimé

Afin de regrouper des commandes d'achat de plusieurs estimés de clients afin de minimiser l'impacte des frais de livraison, la gestion des étapes et du statut de l'inventaire est important.

Vous devez vous assurer d'avoir créé toutes les étapes pour lesquelles vous désirez automatiser les commandes.  Par défaut plusieurs étapes seront déjà configurées.

Pensez à ajouter une étapes "Estimé avec commande de pièces" avec l'option "réservation" de cochée.

Étapes Réservation Travaux encours
Estimé    
Estimé avec commande * X  
Dépôt X  
Rendez-vous X  
Bon de travail   X
Facture en attente   X
Proposé et remis     

 

* Lorsque vous aurez des pièces à commander pour un estimé, vous n'aurez qu'à passer changer le statut de l'estimé à "Estimé avec commande de pièces", pour alors voir les items apparaître dans la liste des achats suggérés.

C - Inventaire avec min et max

Afin de visualiser la listes de produits à acheter basés sur les min et max, suivez cette procédure: 

D - Code couleur dans la liste d'achats suggérés

  • Allez au menu "Achat", puis "liste des achats suggérés",
  • Dans la liste des achats suggérés, sélectionnez "Bon de réception détaillé".
Rouge: la quantité disponible est inférieure à zéro.
Orange: La quantité disponible est égale à la quantité minimale.
Jaune: la quantité disponible est égale à la quantité maximale.
 


Les couleurs apparaîtront dans la colonne 'À commander'.

E - Bon achat avec Min et Max

 Après avoir suivi les étapes "C", vous êtes prêt pour passer votre première commande d'achat.

  • à venir...  
 

F- Configuration du bon d'achat avec affichage des localisations et des commandes spéciales

  • Allez au menu "Configurations", puis "Configuration locales",
  • Sélectionnez "Bon de réception détaillé",
  • Sauvegardez.

 

Visualisez le détail des localisations et estimés sur lesquels les pièces sont réservées.

G - Bon d'achat pour commandes spéciales

Comment faire pour avoir un bon d'achat cumulatif et savoir quoi commander , pour quel client et avoir un suivi?

  • Étape 1
    • Créez l'estimé avec les pièces dessus,
    • Transférez l'estimé à une étape avec réservation de pièce.
  • Étape 2
    • Allez au Module "Achat/réception"/ "Bon d'achat",
    • Créez le bon d'achat,
    • Sélectionnez la pièce et notez en mémo le numéro de commande de l'estimé,
    • Sauvegardez.

Lorsque vous aurez un nouvel estimé, avec une pièce à commander chez le même fournisseur, répéter l'étape 2.

  • Dans la fenêtre de bon d'achat, cliquez sur votre loupe, en haut a droite afin de retrouver votre bon d'achat , ajoutez votre pièce au bon d'achat existant.
  • Faites la même chose jusqu'au moment au vous voudrez passer la commande d'achat. 
 
Pour passer la commande  au moment de votre choix:
 
1. Retournez dans votre module achat/réception -  bon d'achat.
2. Cliquez sur l'imprimante pour l'imprimer votre commande ou l'envoyez par courriel.

H - Réception complète ou partielle

Lorsque vous recevez vos pièces avec votre facture:

  • Retournez dans votre module achat/réception -  bon d'achat,
  • Retrouvez votre bon d'achat ( loupe en haut a droite),
  • Cliquez en bas sur F10 Réception et réceptionnez vos pièces.
  • Vous pouvez faire autant de réception que vous le désirez en inscrivant à chaque fois une numéro de suivi ( Packing slip).

I - Comment savoir sur quels estimés, les pièces reçues vont ?

Étape A

Option 1 

  • Allez au menu "Achat", puis "Bon d'achat",
  • Sélectionez un achat ( via la loupe ne haut à droite ) 
  • Pesez sur le bouton F10.

 

Option 2 

  • Allez au menu "Achat", puis "Réception de pièces avec factures",

 

Étape B 

  • Assurez-vous que l'option est cochée : "Bon de réception détaillé",
    • Voir onglet "F",
  • Cliquez sur l'imprimante.

 

  • Voici le résultat, vous aurez le détail des localisations de l'item.

 

Si vous n'avez pas fait de réceptions multiples et que vous avez plusieurs produits sur le même bon de réception, 

Note: si vous avez plusieurs réceptions, imprimez une feuille par bon de livraison.

 

J - Comment calculer la quantité suggérée

  • Quantité Suggérée (Sugg) = Max - Disponible - Achats
  • Disponible = En main - Réservée - Travail en cours