Oui, vous devriez prendre le temps de configurer vos codes de grands livres dans votre GEM-CAR

À partir du menu principal, allez à " Comptabilité > Rapports > factures et distributions (clients)"

• Gardez une copie en PDF pour Audit.

À partir du menu principal, allez à " Comptabilité > Rapports > Sommaire des distributions (clients)"

• Inscription au grand livre

                   o   Débitez les comptes à recevoir.

                   o   Créditez les comptes de ventes et les taxes à remettre.

À partir du menu principal, allez à " Comptabilité > Rapports > Rapport d’encaissement"

Choisissez les deux modes Sommaire et détaillé.

• Gardez une copie en Pdf pour Audit.
• Inscription au grand livre du sommaire:

                 o   Créditez les comptes à recevoir.

                 o   Débitez les montants par type d’encaissement.

À partir du menu principal, allez à " Comptabilité > Rapports > Age des comptes à recevoir"

• Gardez une copie en Pdf pour Audit et validation.

À partir du menu principal, allez à " Rapports > Ventes >  Liste des factures"

• Liste des factures en pdf.

                o   Gardez une copie en Pdf pour Audit et validation.Entrez dans une transaction au grand livre

Utilisation de  DYNACOMEntrez le sommaire dans l'entrée générale du module pour les ventes, puis les paiements.                                                           

Utilisation d'Acomba
A) Entrée des ventes• Ajouter la transaction générale pour les ventes en utilisant l'entrée générale• Dans la description, ajoutez le mois, l'année et le type: Ventes                                                                               

 B) Entrez la transaction de paiementPuisque Acomba vous permet seulement d'avoir 6 méthodes de paiement, combinez toutes les cartes de crédit dans un code de GL: 1001Dans la description, ajoutez le mois, l'année et le type: paiementC) Achats et chèquesRépétez les transactions mais cette fois pour l'achat et les entrées de chèque.

Utilisation de QuickBooks 

A) Aller à: Créer une entrée générale• Dans le menu de QuickBooks • (Facultatif) Dans la fenêtre Créer des entrées de journal générales, modifiez la Date.• Le numéro d'entrée devrait se remplir automatiquement .• Entrez les détails de l'entrée dans le journal général.

Utilisation de QuickBooks Pro

• Dans le menu QuickBooks, choisissez: Créer des entrées de journal générales.• (Facultatif) Dans la fenêtre Créer des entrées de journal générales, modifiez la Date.• Le numéro d'entrée devrait se remplir automatiquement.• Entrez les détails de l'entrée du journal général.

Utilisation de Quickbooks Online

Le moyen le plus rapide pour créer une entrée de journal lors de l'utilisation de QuickBooks en ligne consiste à cliquer sur le plus (+) en haut de l'interface utilisateur. Lorsque le menu Créer s'affiche, cliquez sur Afficher plus. Sous la colonne "Autre" (extrême droite), sélectionnez Entrée de journal.L'utilisation du grand livre général avec cette version de QuickBooks n'autorisera pas une transaction vers les comptes recevables, les comptes payables ou les taxes GL. Créez les nouveaux comptes GL proches de la numérotation. Le rapport d'impôt intégré ne montrera pas ces nouveaux GL.

Solution pour être en mesure d'utiliser le rapport des taxes dans QuickBooks

Pour utiliser le rapport des taxes,• créer un client appelé "GEM-CAR vente" et un fournisseur appelé "GEM-CAR achats",• créer une facture avec l'item correspondant aux catégories de ventes et le montant vendu à partir du rapport de sommaire et le mettre dans les recevables.• Appliquer le paiement sur les factures de ce client, un par un, en se basant sur sommaire de paiement.

Dans le menu de Simple Comptable• Dans la fenêtre des entrées de journal générales, modifiez la Date.• Le numéro d'entrée devrait se remplir automatiquement .• Entrez les détails de l'entrée dans le journal général.

Inscrire au grand livre les données de vos fins de journées.

• Attention de ne pas inclure des factures d’un autre mois dans une de vos fin de journées ; faites 2 fin de journée…..
• PS : Si on doit fermer une facture dans le mois précédant, fermez la facture de septembre en recevable et celle d’Octobre avec le paiement….

Si les montants ne balancent pas avec banque

• Vous pouvez créer un compte de « Ajustement » pour gérer les écarts….
  • Créditez la banque et débitez la petite caisse du montant.
  • Ou l’inverse selon le cas : débitez la banque et créditez la petite caisse du montant.

 Les montants doivent se balancer avec l’autre mois et se rétablir l’équilibre… Les causes premières sont d’avoir.

• facturation dans une date antérieure du mois précédent.
• inscription d’un NSF en date du jour alors que le NSF était du mois précédent.
• un solde du GL  « Ajustement »  négative de -1K : avance de l’actionnaire.
• une subvention ou dépôt direct du gouvernement : petite caisse positive.

Rapport de GL vente et Catégorie ne balancent pas ….

Impression de la liste des factures:

• Depuis le menu principal,Aller à "Rapport >ventes >liste des factures",

• Sélectionnez le mois

• Si une facture, généralement à la fin, ignore l'ordre numérique, cela signifie que la facture a été rétrocédée.

Si le sommaire de vente GL est hors balance

Il est facile de résoudre les problèmes avec hors balance GL:

• Allez simplement dans " clients > Entrée des factures et distribution".

• Cliquez sur le bouton "Distribution incomplète".

• Toute les transactions incomplètes apparaîtront en rouge                                                        

Pour compléter la transaction manquante.

• Ajouter un GL, un montant

• Sauvegarder.

                                                                         

Note: veuillez corriger la source du problème, en regardant dans l'historique en utilisant le numéro de facture du produit ayant un problème GL.